الأوراق…الأوراق…الأوراق.
معظمنا يعاني من كثرة الأوراق من حولنا في مكاتبنا… في منازلنا…في شركاتنا. وكم مرة يضيع وقتك بحثا عن فاتورة أو ورقة مهمة تحتاجها . اذا كنت من هؤلاء حاول أن تتبع الخطوات آلاتية :.
تحديد موقع ثابت
. وجود عدة مواقع للتعامل مع الأوراق تربك عملية التنظيم وتأخذ من الوقت الكثير عند البحث عن ورقة معينة.
. إذاً تحديد موقعا ثابتا للتعامل مع الأوراق وليكن مكتباً أو دولاب واحداً فقط يسهل عملية التنظيم و البحث.
استكمال الأدوات الضرورية للعمل مثل العظماء السبعة
أدراج الفرز – سلة المهملات – التقويم – بطاقة الأعمال – مفكرة الهاتف – ملفات الحفظ النشطة – الملفات المرجعية
اتخذ القرار
ولكي تتعلم كيف تتخذ قرارك بشأن ورقة ما دون خوف حاول أن تجيب على الأسئلة الآتية بكل دقة :.
. هل تهمني هذه الورقة ؟
. هل يجب أن احتفظ بهذه الورقة ؟
. هل لها مصدر أخر ؟
. هل هي حديثة ؟
. في أي شيء سأحتاجها؟ – ماذا لو لم أجدها ؟
. أين أحفظها ؟ – إلى متى أحفظها ؟
. كيف أعثر عليها ؟
وغيرها من الأسئلة التي تستطيع بها اتخاذ القرار المناسب بحفظ الورقة أو إتلافها .
ونود أن نلفت الانتباه أن نوع الورقة التي تتعامل معها له دور في اتخاذ القرار
حيث أن الأوراق المهمة مثل المستندات والوثائق والرخص وغيرها يجب التعامل معها بحذر وتروي بحيث أن إتلاف أو سوء حفظ مثل هذه الأوراق يؤثر تأثيرا مباشر عليك . وقد يفقدك غاليا شئ هام جدا .
تحديث الملفات
و هو عملية النظر من وقت لاخر في التخلص من الأوراق التي أصبحت غير ضرورية . علماً بأن إغفال هذه النقطة يؤدي إلى تضخم الملفات أو أحداث ملفات جديدة لا داعي لها .
و أخير
لاشك عزيزي القاريْ أنك لمست أهمية تصميم نظام لإدارة أوراقك. فهو كما فهمنا معا ليس بالأمر الصعب ولعل معظمنا يكون لدية هذا النظام ولكنه كان غافلا عن نقطة مهمة أو خطوة جريئة أو أداة مفيدة لكي ينجح في إدارة أوراقه.