نظام إدارة الموارد البشرية أصبح أمرا ضروريا في أي شركة وخاصة في ظل التطورات السريعة التي يشهدها العالم اليوم، لذا يعد اختيار برنامج موارد بشرية يتناسب مع عمل المؤسسة استثمار مهم على المدى القريب والبعيد أيضا.
لذلك لا بد من التعرف على ماهية النظام وكيف يمكن لأي مؤسسة اختيار نظام لإدارة مواردها البشرية من خلال بعض الخطوات البسيطة.
ما هو نظام إدارة الموارد البشرية ؟
هو مجموعة من الأدوات الرقمية التي يتم استخدامها من قبل قادة الموارد البشرية بهدف إدارة كافة العمليات التي تتعلق بالعاملين بالمؤسسة، حيث تم استخدامه لأول مرة في التسجيل الإلكتروني لسجلات العاملين وإدارتها، ثم تم استعمالها في إتمام كشوفات المرتبات وتقارير انتظام العمل وأيضا عمليات التوظيف.
ليصبح نظام إدارة الموارد جزءا لا يتجزأ من عمل إدارات الموارد وخاصة في المؤسسات الكبيرة، وهذا النظام لا يفيد المنظمات وقادتها فقط وإنما يتيح للعاملين إتمام شئونهم داخل مقر العمل بأنفسهم بسهولة وسرعة بعيدا عن الطرق الروتينية.
لماذا يجب على الشركات الاهتمام بأنظمة إدارة الموارد؟
وجود نظام إدارة الموارد البشرية مناسب في أي شركة لم يعد مجرد اختيار بل أصبح ضرورة مهمة لدفع عجلة النمو وجذب أمهر الموظفين وزيادة القدرة التنافسية، وذلك لأن هذه الأنظمة تغير من الطريقة التي تدير بها المؤسسة عملها وإشراك الموظفين معها.
فوجود نظام رقمي لإدارة الموارد أصبح جزءا من نظام العمل المتطور ليواكب التحول الرقمي أشكال طبيعة العمل الحديثة واللوائح المتطورة
ومن الفوائد التي تحصل عليها من نظام إدارة يعتمد على رقمنة الموارد البشرية ما يلي:
ــ التخلص من الأعمال الورقية: فمع أتمتة الموارد لم تعد المؤسسة بحاجة إلى تخزين سجلات الموظفين في ملفات ضخمة، بل يكفي تخزينها في السحابة ليصل إليها فريق الموارد البشرية بكل سهولة وسرعة مع الحفاظ على سلامة المستندات.
ــ تحقيق مرونة العمل: فيمكن الوصول إلى كافة المستندات وإكمال كافة المهام الأساسية من خلال الإنترنت دون حاجة إلى الذهاب لمكاتب الموظفين، وهو أمر مهم في ظل توجه العالم نحو العمل عن بعد.
ــ تحسين أداء الموظفين: أتمتة إدارة الموارد ستسهل على فريق الموارد وأيضا المديرين متابعة التقدم في بيئة العمل رقمياً للحصول على نتائج باهرة لا يمكن تحقيقها بالطرق اليدوية، الأمر الذي يساعد في تحسين أداء الموظفين وبالتالي تحقيق أهداف المؤسسة.
كيف يمكن لأي شركة اختيار نظام إدارة الموارد البشرية ؟
توجد بعض الخطوات البسيطة التي تمكن أي مؤسسة من اختيار نظام يتلاءم مع طبيعة عملها ويساعدها في تطويره وتسريع العمليات المتنوعة والتخلص من كافة المهام الروتينية كالتالي:
أولاً: تحديد الحاجة الأساسية من النظام
فيجب على أي مدير مؤسسة حصر وجمع كافة الخدمات التي تحتاج إلى أتمتتها على سبيل المثال قاعدة بيانات الموظفين، تقارير العمل، طلبات الموظفين وتقييم أدائهم، إدارة الحضور والانصراف.
فحصر الخدمات والتي تحتاج أن تطورها من خلال النظام الذي تبحث عنه سيكون له دور كبير في الوصول إلى أنسب نظام يتناسب مع احتياجاتك.
ثانياً: تحديد ميزانية المشروع
يعتمد اختيار المؤسسة لنظام إدارة الموارد البشرية على ميزانيتها المتاحة، إلا أنه من المهم على الشركة الاشتراك في نظام يوفر الميزات التي تحتاجها لتطوير سير العمل والمتوافق مع الميزانية المتاحة.
ثالثا: قارن بين أكثر من نظام
فيجب على الشركة حصر الأنظمة التي تتناسب مع ميزانيتها وعقد مقارنة للتعرف على ميزات كل نظام وكيف يخدم المؤسسة ويلبي احتياجاتها.
رابعاً: اطلب عرضا تجريبيا للنظام
عند اختيار نظام معين عليك بطلب عرض تجريبي للتعرف على ما إذا كان يتلاءم مع طبيعة العمل داخل شركتك ومدى قابليته للاستخدام من قبل العاملين داخل مؤسستك.
خطوات رقمنة الموارد البشرية لتناسب مؤسستك؟
اختيار نظام إدارة الموارد البشرية قائم على أتمتة العمليات يحتاج إلى مجموعة من الخطوات التي تجعلك قادرا على التخطيط وتحويل إدارتك وإيصالها لمرحلة رقمنة الموارد البشرية وفق خطط مدروسة تحقق الغرض منها:
الخطوة الأولى: تحديث استراتيجية الموارد البشرية
التفكير في الاستراتيجية التي تعمل بها شركتك الآن تعد من الخطوات المهمة التي تبنى عليها اختيار النظام المناسب، حيث يجب أن تحدث استراتيجيتك التي تعمل بها مؤسستك حتى تتلاءم مع نظام العمل الجديد الذي يعتمد على النظام السحابي.
والذي سينتج عنه التخلص من كافة المهام الروتينية المتكررة وتطوير آلية العمل لتصبح أسهل وأسرع.
الخطوة الثانية: إشراك كافة المسؤولين في وضع الاستراتيجية
اختيار نظام الإدارة يحتاج إلى جمع كافة المعلومات والمشاكل التي يواجهها المسؤولون في كافة الأقسام، لذلك فعملية الاختيار ترتبط ارتباطا مباشرا بالعديد من الإدارات كقسم المحاسبة والمالية وإدارة التشغيل والإدارة العامة دون الاقتصار على الموارد البشرية فقط.
لذا يجب إشراك كافة المسؤولين ووضع كافة المشاكل والصعوبات التي يواجهها كل قسم في حسبانك عند اختيار النظام المناسب.
الخطوة الثالثة: تطوير الفريق
رقمنة الموارد لا تقتصر على قيام المؤسسة بشراء التجهيزات والبرامج وإنما من الضروري تدريب كافة العاملين على جميع المهارات الرقمية وتطويرهم للقيام بمهامهم وفق آلية العمل الحديثة.
الخطوة الرابعة: طور من ثقافة الشركة
تعد الرقمنة ثقافة عامة للموظفين في المؤسسة، لذا يجب تطوير ثقافة الشركة حتى تتلاءم مع الوضع الجديد لتصبح جزءا لا يتجزأ من آلية العمل.
الخطوة الخامسة: ابحث عن أفكار جديدة
تقوم عملية الأتمتة على البحث عن أفكار جديدة حتى تستفيد المؤسسة من تلك العملية أكبر استفادة ممكنة، كما يمكن إشراك الموظفين في عملية البحث للحصول على أفكار متنوعة تخدم هذا التحول لتنعكس أثارها على المؤسسة.
الخطوة السادسة: تقييم الأداء
تقييم الأداء عنصر أساسي في أي تغيير أو تحول فيجب قياس سير العمل والوقوف على أي نقطة ضعف ومحاولة إصلاحها وتقييم النتائج وتعديلها بخطوات مدروسة.
الخطوة السابعة: المحافظة على التطور
فبعد تطوير شركتك واختيار نظام إدارة الموارد البشرية يعتمد على الرقمنة وتطبيقه، عليك المحافظة على هذا التطور ومواكبة كافة التغييرات الرقمية والتقنية، بالإضافة إلى تدريب الموظفين حتى يتمكنوا من التعامل مع أحدث تقنيات الموارد البشرية وتحقيق أهداف المؤسسة.
في الأخير يمكننا القول بأن نظام إدارة الموارد البشرية أصبح شيئا ضروريا وأساسيا في أي مؤسسة أيا كان حجمها أو طبيعة عملها حتى تتمكن من مواكبة كافة التغيرات والتطورات المتسارعة وزيادة قدرتها التنافسية.
فوجود نظام شامل يعتمد على أتمتة عمليات الموارد البشرية سيمكن أي مؤسسة على التركيز على نمو وسير عملها وبالتالي تحقيق النجاح المطلوب.
